Donatieverwerking

Het donatieproces begint wanneer een donatie wordt ontvangen op de officiële bankrekening van Stichting SUR of via de digitale betaalmogelijkheden die Stichting SUR beschikbaar stelt.

Donaties worden geregistreerd en verwerkt overeenkomstig de toepasselijke administratieve en financiële procedures.

Donaties die voor een specifiek project of een specifieke hulpcategorie worden gedaan, worden zoveel mogelijk besteed overeenkomstig het door de donateur gekozen doel.

Voorbeelden van hulp- en projectactiviteiten die binnen de doelstellingen van Stichting SUR kunnen worden uitgevoerd zijn:

• Weesprojecten
• Waterputprojecten
• Qurban-projecten
• Onderwijsprojecten
• Voedselhulp
• Gezondheidsprojecten
• Bouw- en ontwikkelingsprojecten

Wanneer het niet mogelijk of niet langer noodzakelijk is om een voor een specifiek project of doel bestemde donatie voor dat betreffende doel te gebruiken, kan de donatie overeenkomstig onze geldende voorwaarden worden ingezet voor andere passende humanitaire hulpactiviteiten.

Sunrise beoordeelt mogelijke hulpverleningsprojecten aan de hand van humanitaire behoeften, ontvangen aanvragen, beschikbare mogelijkheden en de doelstellingen van onze organisatie.

Voor onze internationale projecten kunnen wij samenwerken met lokale organisaties in de landen waar de projecten worden uitgevoerd. Wij vinden het belangrijk dat een projectvoorstel, voor zover mogelijk, duidelijkheid geeft over:

• Het doel van het project
• De locatie waar het project wordt uitgevoerd
• De doelgroep en het geschatte aantal begunstigden
• De geplande activiteiten
• De projectbegroting
• De uitvoeringsplanning
• De verwachte resultaten

Lokale partnerorganisaties kunnen ook zelf projectvoorstellen bij Sunrise indienen. De ontvangen voorstellen worden beoordeeld aan de hand van onze doelstellingen en beschikbare mogelijkheden.

Projecten die bij Sunrise worden ingediend, worden vóór de uitvoering beoordeeld aan de hand van de beschikbare projectinformatie en bijbehorende documenten.

Bij de beoordeling wordt onder meer gekeken naar:

• De aanwezigheid van een daadwerkelijke humanitaire behoefte
• De doelgroep van het project
• De uitvoerbaarheid van het project
• De verhouding tussen de begroting en het project
• De verwachte impact van de hulp
• De aansluiting bij de doelstellingen van Stichting SUR
• Mogelijke risico's
• De effectiviteit en, waar mogelijk, duurzaamheid van het project

Wanneer dit noodzakelijk wordt geacht, kunnen aanvullende informatie of documenten worden opgevraagd.

Wanneer een project na beoordeling geschikt wordt bevonden, wordt het project overeenkomstig de binnen Stichting SUR geldende besluitvormings- en goedkeuringsprocedure ter goedkeuring voorgelegd.

De financiële middelen die voor het project beschikbaar worden gesteld, worden zoveel mogelijk geregistreerd in samenhang met de projectnaam, het doel van het project, de betreffende partnerorganisatie en de betalingsgegevens.

Hiermee streven wij ernaar de relatie tussen een betaling en het bijbehorende project zo goed mogelijk traceerbaar te maken.

Na goedkeuring van het project begint de lokale partnerorganisatie of het betreffende projectteam met de voorbereidingen voor de uitvoering.

Afhankelijk van de aard van het project kunnen deze voorbereidingen onder meer bestaan uit:

• Het inkopen van goederen en diensten
• Het selecteren van leveranciers
• Het identificeren van de personen die voor hulp in aanmerking komen
• Het maken van een logistieke planning
• Het organiseren van de distributie van hulpgoederen
• Het beoordelen van lokale behoeften en omstandigheden

Het uitgangspunt is dat het project wordt uitgevoerd overeenkomstig het overeengekomen doel en plan.

Sunrise vindt het belangrijk om, voor zover mogelijk, niet alleen de financiering maar ook de uitvoering van projecten te volgen.

Afhankelijk van de aard van het project en de beschikbare mogelijkheden kunnen vrijwilligers of vertegenwoordigers van Sunrise het projectgebied bezoeken om de uitvoering te observeren en te controleren.

Daarbij kan onder meer worden beoordeeld:

• Of het project volgens plan wordt uitgevoerd
• Of de hulp de beoogde doelgroep bereikt
• Of de beschikbaar gestelde middelen overeenkomstig het projectdoel worden gebruikt
• Wat de algemene kwaliteit en resultaten van de uitvoering zijn

Na afronding van een project kunnen, afhankelijk van de aard van het project, informatie en bewijsstukken over de uitvoering worden opgevraagd bij de partnerorganisatie.

Dit kan onder meer bestaan uit:

• Project- en activiteitenrapportages
• Facturen en betalingsbewijzen
• Ontvangst- en distributieregistraties
• Voor zover noodzakelijk en toegestaan, gegevens over begunstigden
• Foto- en videomateriaal
• Financiële rapportages
• Andere ondersteunende documenten over de resultaten van het project

Deze documenten worden beoordeeld om de uitvoering van het project en de besteding van donaties zoveel mogelijk aantoonbaar en traceerbaar te maken.

Wij vinden het belangrijk dat relevante projectdocumenten, financiële gegevens en rapportages op een ordelijke wijze worden bewaard.

Hierdoor kan de historie van projecten worden gevolgd, kunnen noodzakelijke controles worden vergemakkelijkt en kunnen wij beter verantwoording afleggen over de activiteiten van onze organisatie.

Bij het bewaren van documenten houden wij rekening met toepasselijke wettelijke verplichtingen en de regels voor de bescherming van persoonsgegevens.